Научно електронно списание за медии, PR, журналистика, бизнес комуникация и реклама
Брой 49/ Октомври 2021 г.
06 Декември 2021 г., Понеделник

Бизнес комуникации

Принтирай E-mail

Бизнес комуникация в пандемия: предимства и недостатъци на хоум офиса

Брой 46 / Януари 2021 г.
Медии и обществени комуникации

Проф. д.н. Любомир Стойков

Резюме:

Целта на тази статия е да анализира и структурира същността и особеностите на бизнес комуникацията в пандемичните условия на COVID-19. Основните акценти, на които авторът се спира, са работното място като фактор за успешен бизнес; съвременният преход към хоум офис комуникацията в ситуация на коронавирус; предимствата и недостатъците на работата в домашни условия; добрите практики в бизнес комуникацията при пандемия и др. В заключение се правят няколко извода, един от които е, че бизнесът и мениджмънтът все повече ще се осъществяват дистанционно от домашни офис пространства. В това отношение особено важна роля ще имат новите информационни технологии, електронни платформи и ускореното дигитализиране на комуникационните процеси. Заедно с това, авторът предупреждава, че е рано да се елиминират традиционните офиси, тъй като те дълго време ще остават незаменими.

Ключови думи: хоум офис, работно място, дистанционна работа, дигитална бизнес комуникация, COVID-19, пандемия, коронавирус, коронакриза, бърнаут, електронна платформа, нови информационни технологии, фирмена култура, изолация, бизнес, мениджмънт, предприемачество, бизнес облекло

Summary:

 Business communication in a pandemic: advantages and disadvantages of the home office

 

Prof. D.Sc. Lubomir Stoykov
 
The purpose of this article is to analyze and structure the nature and features of business communication in the pandemic conditions of COVID-19. The main emphases that the author focuses on are the workplace as a factor for a successful business; the modern transition to home office communication in a coronavirus situation; the advantages and disadvantages of working at home; good practices in business communication during a pandemic, etc. In conclusion, several developments are made, one of which is that the perspective of business and management will increasingly be carried out remotely from home office spaces. In this respect, new information technologies, electronic platforms and the accelerated digitalization of communication processes will play a particularly important role. At the same time, the author warns that it is too early to eliminate traditional offices, as they will generally remain indispensable for a long time.
 
Keywords: home office, workplace, remote work, digital business communication, COVID-19, pandemic, coronavirus, corona crisis, burnout, electronic platform, new information technologies, company culture, isolation, business, management, entrepreneurship, business attire
 
              Увод
              Работното място често е обект на топли и студени чувства, на привличане и на отблъскване, на страст и на бездушие, на любов и на омраза...Дали, обаче, причината е в конкретното пространство – офис, респ. стая, зала, шоурум, приемна и т.н. , или е в работата, която вършим, или в хората, с които работим? Нима и най-великолепният билдинг не би ни оставил безразлични и дори негативно настроени, ако отиваме в него да вършим неприятна, досадна, скучна, безинтересна работа? И валидна ли е в такива случаи прокрастинацията – онзи специален термин за отвращението, липсата на желание, отлагането за „по-нататък“ и за „по-късно“, несъгласието да се върши дадена работа, особено, когато това трябва да става насила? Идеалният случай би бил, разбира се, ако и работната среда е уютна и привлекателна, и работата ни е вдъхновяваща, зареждаща и приятна, и организационните и комуникационни резултати са високи и удовлетворяващи.
 
              1. Работното място като фактор за успешен бизнес
           В публикациите и изследванията за фирмената култура и организационната комуникация темата за работното място е силно експлоатирана, анализирана и коментирана, тъй като, колкото и банално да звучи, в сила е твърдението, че пространството, в което се труди човек, е изключително важен фактор за ефективната бизнес комуникация и въобще за успешната професионална дейност. В много от книгите, студиите и статиите на различни автори, посветени на тази тема, редом с функционалните, психологическите, ергономичните и екологичните аспекти на трудовата среда, се интерпретират спецификите и особеностите на хоум офиса (виртуалното работно място дистанционно, от вкъщи); разглеждат се адекватните средства за ангажираността и мотивираността на персонала към организационните цели (макар и от разстояние); дискутира се идеята за корпоративната свързаност и интегритета в бинеса; търсят се смисълът и ползата от автономната работа в уютна (в т.ч. и в домашна, и в приятелска) среда; изяснява се логиката на връзката между гъвкавите професионални форми на реализация и мотивацията на персонала, и редица още други ракурси към традиционните и постмодерни представи за отношението между работното място и успешната бизнес комуникация, и т.н. [1].
             В анализите и проучванията на невербалната бизнес комуникация и фирмената култура не е подминат въпросът за връзката между статуса на служителя във фирмата и пространствената му позиция в офиса на съответната организация [2] и за потребността от позитивна атмосфера на работното място и благоприятен климат във фирмената среда [3]. Отношението на персонала към работното място може да бъде и фактор за допълнително печелене на внимание, одобрение и симпатии от страна на ръководството на фирмата. Показното престараване, към което принадлежи и идването на работа по-рано от обичайното, води до положителен, макар и нерядко – временен, резултат. Точно и находчиво това е описано в романа на Лий Чайлд „Лесни за убиване“. Неговите думи характеризират съвсем сгъстено този чиновнически манталитет на – нека да го наречем „административното подмазване“ или още „административното натегачество“. Той пише за светлината на безбройните фарове на коли, пътуващи към града, към работните места по следния начин: „Бяха предимно стари автомобили. Стари, следователно евтини, следователно на хора от по-ниска категория, които трябва да бъдат зад бюрата си един час преди началниците си, за да направят добро впечатление, да получат повишение, за да могат да карат по-нови коли и да започват работа един час по-късно” [4]. Майсторски уловеният и пресъздаден от писателя чиновнически манталитет не е изчезнал и в наше време – в ерата на високите технологии, виртуалната бизнес комуникация и електронния мениджмънт. Днес, разбира се, проявленията съвсем не са толкова елементарни и лесни за художествено представяне.
            Японците бяха често даван пример преди години за преданост към компанията работодател. Те посвещаваха по-голямата част от своето време на професионалната си ангажираност в офиса. Престараването им в това отношение беше особено впечатляващо с това, че много от тях не се прибираха след работа по домовете си, а водени от своя работохолизъм спяха в хотелски стаи-капсули в близост до работното си място. В условията на пандемията, причинена от коронавируса, физическото присъствие във фирмения офис (съответно и демонстративното доброволно удължаване на работното време) започна да отстъпва място на пребиваването в домашния офис. Прекаляването с работа и служебна комуникация от вкъщи, обаче, съвсем не е безпроблемно, тъй като предизвиква работен стрес, водещ до емоционално, физическо и психическо изтощение).
 
            2. Преходът към хоум офис комуникацията при COVID-19
       Днес условията на пандемия, причинена от COVID-19 много ускорено се разррушават стереотипите по отношение на традиционното работно място. Логично възникне въпросът дали в хоум офис по време на коронакризата комуникацията могат да се пренесат стародавните модели на упражняване на професията, които и преди коронакризата, и преди новите информационни технологии традиционно са се вършели от вкъщи? Има ли място за прилагане на опита на творческите професии – художник, писател, журналист, както и на други дейности от сферата на занаятите – занаятчийската, шивашката, кулинарната работа, например? Отговорът несъмнено е положителен, тъй като човечеството не е съвсем неподготвено за дистанционна работа. В посочените дейности и занаяти хората от векове са се възползвали от предимствата на домашния уют и са съзнавали отлично цената на удовлетворението да работят без да са надзиравани, контролирани и механично управлявани.
           Интересен отговор на въпроса дали работата от вкъщи е новото нормално по време на COVID-19 дава влиятелното британско списание „Икономист“ с едно много любопитно видео, разпространено в социалната мрежа YouTube. В него се припомня, че офисът от съвременен тип възниква преди двеста години заедно с индустриалната революция и интензивната миграция от селата към градовете. Множеството бюра са били подредени в дълги редици, за да може мениджъри и супервайзъри да следят за дисциплината на персонала и да контролират строго неговата работа. Тогава не е имало и друг начин хората да общуват организационно и корпоративно, освен ако не са заедно – на едно общо работно място. В наше време много голяма част от професионалните и трудови ангажименти могат да се изпълняват качествено без непременно да е необходимо това да става в сградата на компанията, във физическата среда на офисното пространство. Благодарение на високите мрежови технологии, електронните платформи и имейл комуникацията все повече отпада потребността от пряко (присъствено – във физическия смисъл на думата) участие във фирмените дейности. Благодарение на дигиталната комуникация и на новите информационни технологии възникнаха удивителни възможности за ефективна дистанционна работа, за мениджмънт, предприемачество и бизнес във формат „хоум офис“. Новата бизнес нормалност, обаче, предизвика и продължава да предизвиква рязко намаляване на броя на традиционните офиси едновременно с редуцирането (в т.ч. и количествено) на служителите във фирмите. Бизнес комуникацията в режим „хоум офис“ вече е не само наложителна, но и неизбежна, и безалтернативна [5].
         Работата от разстояние либерализира традиционната бизнес комуникация и промени обичайната корпоративна култура и стила на управление по посока на по-голяма креативност, свобода и гъвкавост. Все по-често големите компании дават на своите служители правото на избор дали да работят от вкъщи или в офиса. Данните сочат, че 45% от активно работещите в Швейцария могат да вършат своите професионални дейности от вкъщи. В Америка те са 37%, а в Камбоджа само 11% [6]. Дистанционното изпълнение на професионалните и служебни задължения не е общовалидно за всички видове и категории труд и затова не може да се приложи навсякъде и за всички. То, обаче, трасира бъдещето на бизнеса и бизнеса на бъдещето. А и човечеството не „проглежда“ изведнъж, от раз към това чудо на чудесата. Преходът към бизнес комуникацията „хоум офис“ не започва нито в края на 2019 г., нито в началото на 2020 г., когато избухна взривът на COVID-пандемията. Трансформацията, свързана с навлизането на дистанционната работа в бизнеса, мениджмънта и предприемачеството върви ръка за ръка със създаването на Internet, на e-mail кореспонденцията, на социалните мрежи и социалните медии, на различните електронни платформи и като цяло с дигитализацията на нашия живот, на днешната цивилизация. Пандемията, породена от COVID-19 засили този преход с невиждана досега скорост и помогна, и продължава да помага на всички да се справят с голямото изпитание за човешкото здраве и човешкия живот, от една страна, за климата, икономиката, бизнеса, културата и образованието, от друга страна.
Трудно е да се каже кои са повече – предимствата или недостатъците на хоум офис комуникацията, но със сигурност може да се твърди, че и едните, и другите са в достатъчно голямо количество, за да бъдат пренебрегвани лекомислено. Днес световната информационна мрежа, а и реалният живот изобилстват от примери и за едното, и за другото.
 
3. Предимства на работата в домашни условия
Ограничаването на рисковете за човешкото здраве в пандемичната ситуация, спестяването на редица разходи на служители и работници, като например разходите за транспорт и наемането на офис, възможността да се работи отвсякъде, наличието на повече свобода и време за домакински и битови дейности, екологичните преимущества и ред още предимства все повече привилегироват хоум офисът като желана и предпочитана форма за професионална локация на модерния човек.
Безопасните условия за живота и здравето на хората без съмнение е най-важното предимства на дистанционната работа по време на коронавируса. Отговорните и загрижени работодатели не само разрешават такава възможност, но и сами разпореждат персоналът им да работи при домашни условия – един метод, който в максимална степен гарантира ефекта от епидемиологичните мерки. Красноречив пример в това отношение е мениджърското решение на прочутата американска компания „Амазон“ (впрочем тя е и лидер по оборот на продажбите чрез Интернет), съгласно което всички нейни служители, които са в състояние да си вършат професионалните задължения от вкъщи могат да работят дистанционно до 30 юни 2021 г. Една от причините за това радикално решение е огромният брой болни от COVID-19 – 19 хиляди от американските служители на „Амазон“ са се разболели от коварната болест през 2020 г. Ръководството на компанията взе и сериозни мерки за безопасните условия на труд и за онези служители, които ще продължат да работят на място по досегашния начин. Във връзка с това от централата на „Амазон“ заявиха: „Инвестирахме значителни средства и ресурси, за да осигурим безопасността на тези, които биха искали да работят в офиса чрез физическо дистанциране, стриктно почистване, измерване на температурата и осигуряване на маски за лицата и дезинфектант за ръцете.“ [7].
Не само „Амазон“, но и редица още други мощни компании реорганизираха дейността си по посока на засилената работа от вкъщи. Както информира „Thomson Reuters“, такива високотехнологични гиганти, като „Туитър“, „Майкрософт“, „Гугъл“ и „Фейсбук“ въведаха облекчен режим за своите служители, разрешавайки им да работят от своите домове. „Майкрософт“ позволи на по-голямата част от персонала си да работи дистанционно през половината от работното си време; „Гугъл“ удължи т.нар. хоум офис за своите служители (при които това е възможно, разбира се) до юни 2021 г. Почти същото направи и „Фейсбук“ – разрешението е да се работи при домашни условия до юли 2021 г., а „Туитър“ даде свобода на персонала си да работи дистанционно за неопределено време [8].
 В повечето анализи на бизнес комуникацията в условията на хоум офис като особено съществено предимство се сочи отпадането на необходимостта да се пътува до работното място, което, респ. води до увеличаване на икономията на средства за транспорт и до спестяване на разходи за пътни. Ако дадем пример със ситуацията в САЩ, ще стане ясно, че повече от 14 млн. американски работници и служители пътуват минимум един час до работата си всеки ден [9]. По време на участието си в конференцията „The New York Times DealBook“ Бил Гейтс застъпи тезата, че пандемията от коронавирус радикално ще промени бизнеса, в т.ч. командировките, пътуванията по работа, личните срещи с клиенти и партньори и др. В своето изказване той предрече: "Прогнозата ми е, че над 50% от бизнес пътуванията ще отпаднат, а работните дни в офиса ще намалеят с повече от 30%" [10]. Трудно е отсега да се каже кога и дали въобще ще се стигнат предишните нива на деловите пътувания и физически присъствия в традиционната офис среда, но едно е сигурно: мениджмънтът и бизнес комуникацията ще претърпят невъзвратими структурни и функционални промени в контекста на ускореното дигитализиране, които – да се надяваме – ще бъдат от полза за човечеството
Впечатляващ е и фактът, че има много желаещи, които са готови да им се намали работната заплата, стига да имат възможността да работят дистанционно. Не трябва, разбира се, да си правим илюзиите, че отпадането или намаляването на бизнес комуникацията „лице в лице“ може да бъде 100% компенсирано като най-предпочитан метод сред служителите. Но в същото време следва да подчертаем, че при дистанционната работа също има такъв тип комуникация (макар и електронна, и дистанционна, а не физическа). Става дума за видео разговорите, които са разновидност на общуването „лице в лице“, но, разбира се, не е съвсем същото като контакта в реална физическа среда.
Друго значимо предимство на дистанционната работа е, че тя може да се върши отвсякъде – и от най-отдалечените географски места с помощта на айфони, айпади, андроиди, таблети, електронни платформи (Zoom, Teams, Skype, Discord) и други смарт устройства. Няма съществени пречки и за осъществяването на толкова ценната неформална бизнес и човешка комуникация, в т.ч. организирането на виртуални вечери, уоч партита, рождени дни, онлайн игри и т.н. Без да имат претенцията за пълна компенсация на липсата на жив, реален контакт с хора, комуникацията в електронна среда позволява установяването на запознанства, приятелства и свободно общуване и извън традиционния офис, и в неработно време. Тази форма на размяна на информация, емоции и най-разнообразно съдържание е предпоставка (както в предишния нормален живот) за изграждането на здрави връзки и формирането на климат на непринуденост и необремененост от формалните и традиционни административни норми, ред и задължения. Това означава, че можете да се събудите и по-късно, да обядвате в различен час и да преустановите работата си не в 18:00 часа, а – примерно – в 20:00 часа. Това означава също, че можете да работите и по други проекти като фрийлансъри (на свободна практика), което е по-печелившо и гарантира по-добри доходи.
 Хоум офисът ви дава възможност да си организирате работното пространство така, както намерите за добре в духа на „оптималния домашен офис“ (а не да сте принудени да търпите и да се съобразявате с досадни, а понякога и неприятни навици, характери, особености на колегите, когато работите в традиционния офис). Не бива да се пренебрегват редица икономически и финансови изгоди, когато се работи вкъщи. Изтъкнахме по-горе, че в значителна степен отпадат или се редуцират транспортните разходи. Разходите за храна и за кафе – също. Има и още нещо много важно, което е пряко свързано с ефективността на бизнес комуникацията хоум офис: промяната в ритъма на трудовата дейност и нарастването на възможностите за по-добра концентрация и доброкачествено фиксиране в детайлите на конкретната работа. Осигуряването на спокойна трудова атмосфера чрез хоум офис практиката е сериозна предпоставка за нарастването на производителността.
За изясняването на предимствата на работата в режим хоум офис и работата в традиционния офис е добре да се вгледаме и вслушаме в мненията на самите служители, в сравненията, които те правят между изпълняването на професионалните дейности, когато са във фирмата (физически присъстващи) и, когато работят дистанционно – от своя домашен офис. Така например, проучване на тема „Ефективност на хоум офиса по време на пандемията от коронавирус в Норвегия“, проведено през 2000 г., сочи, че близо половината от анкетираните смятат, че работата от вкъщи е по-ефективна или също толкова ефективна отколкото преди коронакризата. Само 12% от норвежците са на мнение, че дейността в режим хоум офис е много по-малко ефективна [11]. Резултатите от тази и други подобни анкети показват, че в модерните и развити общества не съществува недоверие към дистанционната работа от домашния офис, тъй като тя е достатъчно и предостатъчно ефективна.
 Не бива да се забравя, също и, че в обичайния офис на традиционното работно място много по-често ръководителите прекъсват своите подчинени и така нарушават трудовия им ритъм. При дистанционната работа служителите биват прекъсвани много по-рядко. Неотдавнашно проучване на Калифорнийския университет – Ървайн (US Irvine) e установило, че работата на офис служителя в класическия случай – в традиционното фирмено пространство, се прекъсва средно на всеки 11 минути и после му е необходим близо половин час, за да се върне към обичайното темпо на дейността си [12]. Този факт също е показателен за някои от неподозираните по-рано предимства на бизнес комуникацията в условията на хоум офис.
 
4. Недостатъци на работата в домашни условия
Сред негативните страни на дистанционната работа най-често се отбелязва, че при нея можете лесно да се разсеете, констатира се острата липса на човешки контакт, която е в състояние да предизвика неблагоприятни последици, тъй като е добре известно, че изолацията вреди на психиката и действа демотивиращо. Негативен резултат е и това, че се размиват границите на работното време (човек се увлича и работи дори и когато работният ден би трябвало да е приключил), намаляват преживяванията, свързани с досега до външния свят, ограничава се работата с клиенти и служители, а за срещи с тях трябва да се посещават кафета, различни заведения или дори да се наеме офис за деня и още, и още. Допълнителна светлина върху реалните и потенциални проблеми в хоум офис комуникацията хвърлят направените преди време проучвания на тема „Кой е най-големият ви проблем с дистанционната работа?“ (вж фиг. 1).
 
 Фиг. 1. Отговори на въпроса „Кой е най-големият ви проблем с дистанционната работа?“ [13]
 
 За най-голям свой проблем в дистанционния труд 22% от анкетираните са посочили откъсването от традиционната работа. Този резултат е съвсем логичен, тъй като хоум офисът прекъсва навиците, стереотипите, обичайните стандартите и дори фирмените традиции, свързани с физическата общност на персонала и налага друг модел, друга среда – при това електронна, за професионална реализация, отчуждавайки служителите и обстановката, оборудването и най-вече колегите, с които са свикнали да работят заедно. Самотата е посочена като втори много сериозен проблем в дистанционната бизнес комуникация – 19% са я отбелязали в направеното допитване. Наистина тази принудително наложена изолация заради пандемията с коронавируса сериозно тежи на хората и особено на онези, които са екстравертни, по-емоционални и, за които физическото общуване не може или трудно може да се замени с виртуалната или още въображаема комуникация. Да не говорим за това, че самотата може да предизвика психичен дискомфорт, депресивни състояния, меланхолия, стрес, притеснения от различен характер и не на последно място – страх, чувство за застрашеност и безпокойство. Също голям е процентът на онези, които смятат, че най-съществения им проблем в дистанционната работа са нарушенията в колаборацията, сработването и комуникацията: 17% са убедени, че това е най-големият дефект в хоум офис практиката. Добър индикатор за недостатъците в работата от вкъщи са и останалите отговори – проблеми с мотивацията, с времето за почивка, с осигуряването на добър интернет и др. [14].
Твърдението, че вкъщи се работи много по-леко и по-приятно е противоречиво. То би могло да бъде вярно, ако нямаше толкова много оплаквания от представители на редица категории труд, като например, учителите, университетските преподаватели и др. Мнозина от тях са категорични, че натоварването в работата при домашни условия е много по-голямо, отколкото в трнадиционната училищна и университетска среда. Доказателство е увеличеното количество на очните заболявания, засилването на умората, която става все по-сериозна, а и обстоятелството, че за много професии няма съответните условия за работа, в т.ч. осветление, вентилация, по-обширно пространство и т.н. Отделна и голяма тема е т.нар. „бърнаут“ (от английски – burnout, т.е. изгаряне, прегаряне) – термин, с който лекари, психолози и експерти по фирмена култура наричат работния стрес или казано по друг начин - синдрома на професионалното изчерпване. В дистанционната работа хоум офис има редица предпоставки за появата на бърнаут – перманентното ангажиране с професионални задачи в извънработно време (едно понятие, което е много разтегливо в условията на дистанционния труд с дигитални средства), растящи чувства на безпокойство, тревога, емоционален дискомфорт, загуба на самочувствие и др.
Работата хоум офис може да се отрази още по-зле на нашето здраве, ако нарушаваме изискванията за природосъобразно съществуване и консумираме вредни храни, водим заседнал живот, ограничаваме общуването с близки и приятели (което пък допринася до изострянето на социалната изолация), причиняваме си безсъние с постоянното и неконтролируемо взиране в екрани и дисплеи, формираме у себе си тревожност в резултат на нарушената професионална връзка с мениджъри и колеги (слаба комуникация с тях, от една страна, или пък свръхинтензивна комуникация, от друга страна).
Сред негативните страни на бизнес комуникацията в режим хоум офис (от гледна точка на работодателите и мениджърите) е липсата на достатъчно добри възможности за осъществяване на една от най-важните управленски функции – контролната функция. Собственици и управители на фирми са обезпокоени, че тъкмо поради липсата на достатъчен контрол върху дистанционно работещия персонал, той може да не оползотворява достатъчно работното си време и да върши несвойствени неща докато формално се води на работа. Подобно притеснение лесно може да бъде преодоляно, ако босовете и супервайзърите се постараят да отчитат заетостта на своите подчинени не според времето, прекарано пред уеб камерите, на телефона или на бюрото, а според конкретните икономически, финансови, творчески и пр. резултати. Т.е. по-важното е не колко време и по кое време ще работи персоналът в режим хоум офис, а дали ще изпълни задачите и ангажиментите си качествено и в срок.
Дистанционната професионална дейност в домашни условия при коронакризата води до редица грешки и гафове (много от които със забавен и весел характер) в електронната бизнес комуникация. Хората, които масово започнаха да работят от своите домове нерядко се озоваваха в комични ситуации, смесвайки лично и професионално, битово и служебно, всекидневно и официално, домашно и офисно настроение. Не могат да не предизвикат усмивки и чистосърдечен смях случаи, в които домакините се показват по бельо на монитора, различните недоразумения и чудатости, свързани с деца, домашни любимци, особености на характерите, а понякога конфликтни и скандални ситуации. Повечето от гафовете се предизвикани било поради забравена включена уеб камера, било заради това, че останалите членове на семейството не са предупредени, че ще има видеоконферентни връзки, уебинари, включвания на живо. Но тези забавни моменти са и полезни, тъй като разбиват изолацията и ни напомнят за човешкото, за смешното, за комичното във всеки един от нас.
 
5. Добри практики в бизнес комуникацията при пандемия
По време на бизнес комуникацията при пандемия и въвеждане на работния модел хоум офис всеки служител, мениджър и работодател си изработва свои правила и методи за успешна работа в домашна среда. Тези правила и методи, разбира се, са в синхрон с неговите навици, нагласи, ценности и не на последно място със специфичния административен и бизнес стил. В същото време особеностите на вършенето на професионална дейност у дома неизменно са свързана и с общовалидни аксиоми, много от които вече са разработени, усвоени и чудесно прилагани в дистанционните домашни офиси.
Блогърът Гаетано Динарди, например, предлага не един, не два, а цели тридесет и два съвета за работа от вкъщи [15]. Повечето от тях аргументират потребността от спазването на хармонията между професионалния и личния живот, а това означава установяването на добър баланс между работа и почивка, въвеждането и спазването на по-ефективно планиране на работното време в електронна среда и домашни условия, използването на най-адекватните комуникационни платформи, прилагането на успешни техники за бързо възстановяване и освежаване и др. Ето някои от тези важни препоръки за усъвършенстване на дейността ни в домашния офис:
-          Фиксирайте работното си място
-          Установете реалното си работно време и го спазвайте.
-          Инвестирайте в качествени технологии.
-          Използвайте професионални инструменти за комуникация.
-          Внимавайте за спазването на киберсигурността.
-          Разберете по кое време сте най-продуктивни.
-          Правете упражнения.
-          Хранете се здравословно.
-          Правете кратки почивки, защото те се отразяват добре на креативността.
-          Не се разсейвайте с гледане на телевизя или пък безцелно сърфиране в интернет и в социалните мрежи, защото те като прахосмукачки изсмукват времето ви за работа.
-          Не отклонявайте вниманието си със семейството, приятелите и домашните любимци
-          Не работете, облечени в пижами и др. [16]. 
 
             Въпреки препоръките да не работят в пижамени облекла, когато са в домашния си офис, хората не си дават лесно получената свобода да ходят всекидневно облечени (в т.ч. и по пижами), намирайки се в неформалната среда на своето жилище. Показателни са данните от проучване за работното облекло, носено вкъщи при коронакризата, проведено в Полша, както се вижда от фиг. 2. 

       

Фиг. 2. Резултати от проучване на предпочитанията за бизнес облеклото в режим на хоум офис при COVID-19 [17]
 
          Според проучването, най-голям дял – две трети, заемат хората, които предпочитат да са облечени в анцузи. Дънките и тишъртите са носени от 15% от анкетираните, 6% не се разделят със своите пижами, 6% са отдали превес на индивидуалните си вкусове и предпочитания, 5% се обличат по същия начин като в традиционния офис, а 2% носят рокли, когато работят дистанционно – от домашния си офис [18].
Категорично следва да се отхвърли добилия популярност (в известна степен – печална и комична) пижамен бизнес дрескод, тъй като той е знак за ниска корпоративна култура, немарливост и дори нехигиеничност. Мениджъри и служители по време дистанционната работа от вкъщи в никакъв случай не трябва да се появяват пред уеб камерите по бельо и раздърпани и мръсни пуловери, а да се придържат към традиционния, макар и малко по-небрежен (бизнес кежуъл) стил. Това със сигурност ще се отрази положително на професионалния им имидж и ще подейства мотивиращо и дисциплиниращо в COVID-ситуацията. Бъдещето на облеклата за офис неизбежно е свързано със засилване на функционалността и удобството им, редом с използването на прогресивни материи и смарт текстили. Макар и в различна степен, бизнес облеклото ще продължава да бъде един неотменим фактор за успешна бизнес комуникация и висока ефективност на работното място както за топмениджъра, така и за редовия служител.
 Добрите практики в бизнес комуникацията от типа хоум офис се основават в максимална степен и на успешната реорганизация на домашното пространства за дистанционна работа. Домашната реорганизация за дистанционна работа не е елементарна, лесна и маловажна дейност. От изключително значение за успешната интериорна промяна е да се комбинират два съществени принципа – на функционалността с бизнеса и на хармонията и синхрона с домашната аура, разбирайте още уют, спокойствие, релаксиращи условия и др. В някои случаи, като например в зоната красотата, бюти индустрията и модния дизайн това не е толкова трудно, тъй като изисканата или най-малкото – приятната и стилна обстановка е добра предпоставка за постигането на професионален успех. Интересен в това отношение е опитът Клаудия Камарго – лайфстайл блогър и инфлуенсър от Минеаполис – Минесота, която във време, когато се налага все повече хората да работят от вкъщи в условията на карантина, представя в YouTube своя малък хоум офис, за да вдъхнови и насърчи своите последователи да създадат собствен кът, където да работят ефективно и концентрирано [19]. Реорганизирането на дома ни, или поне на част от него в офис пространство е свързано с неизбежното преподреждане и разместване на мебелите, намирането на най-подходящото място на бюрото, скриването по подходящ начин на кабелите за осветление, електронна техника и пр.
Идеята е, че с мисъл и емоция, въображение и рационалност в дома си можете да обособите офис пространство, което да бъде приятно, уютно и удобно – все предпоставки, с които негативният ефект от изолацията се притъпява, а в някои случаи дори и елиминира. Своята положителна практика в този аспект споделя и Ники Бойд – инфлуенсър в сферата на домашния интериор и модерния лайфстайл. Сред промените, които тя прави в своя дом е преместването на бюрото до прозореца, за да може тя да има гледка към природата и светлината, с което да компенсира един от множеството дискомфорти на работата в изолация. Ники Бойд решава също да увеличи количеството на вградените шкафове, да отреди по-специална роля на ароматизатора, на местата за чаши за кафе, за книги, за бележници и ред още други дребни, на пръв поглед, детайли, които обаче допринасят за формирането на атмосфера на уют и удобство [20]. Става ясно, че при реорганизирането на домашния интериор по посока на обособяването на работно пространство трябва да се подхожда концептуално и конкретно едновременно. Индивидуалните нагласи, навици, привички и стереотипи както за работа, така и за отдих, са сред водещите предпоставки за адекватното изграждане на хоум офиса.
Заключение
Възможно ли е да се даде категоричен отговор на въпроса коя бизнес комуникация е за предпочитане в пандемичната ситуация – дали в традиционния офис или пък в хоум офиса? Вникването в предимствата и недостатъците на корпоративната комуникация в домашния офис достатъчно добре показа, че тази форма за бизнес, предприемачество и мениджмънт е за предпочитане в условията на карантина и/или локдаун. Заедно с това, обаче, стана ясно, че хоум офис комуникацията може да предизвика и сериозни негативни последици. От изложеното по-горе и от този далеч непълен анализ на хоум офис бизнес комуникацията в условията на пандемия могат да се направят няколко по-важни извода:
            1. Мениджмънтът, предприемачеството и бизнесът като цяло все повече ще се осъществяват дистанционно, от домашни офис пространства благодарение на новите информационни технологии, електронните платформи и ускореното дигитализиране на комуникационните процеси.
          2.Най-сериозните предимства на бизнес комуникацията хоум офис са осигуряване         на безопасна за здравето и живота трудова среда в условията на изолация; засилване на работоспособността на персонала и бързината му за справяне с професионалните ангажименти; икономия на разходи и време за всекидневно пътуване до служебния офис; възможност за прилагане на гъвкаво работно време; създаване на условия за спокойна трудова атмосфера и по-добра концентрация и като цяло още по-ускорено усвояване и прилагане на дигиталните технологии в съвременния бизнес и мениджмънт, а оттук и адаптиране на работещите хора към т.нар „нова нормалност“.
              3. Най-сериозните недостатъци на бизнес комуникацията хоум офис са липса на предишните традиционни контакти с колегите и откъсването от работата в досегашната й форма; заличаване на границите на нормираното работно време и увеличаването на рисковете от професионално изчерпване или т.нар. бърнаут; отчуждението, самотата и трудностите в колаборацията, партньорството в дигиталната бизнес комуникация; негативни здравни последици (засилване на очните заболявания, ескалация на умората, безсъние, тревожност и безпокойство; комуникационни проблеми и гафове, причинени от смесването на личното и професионалното пространство и др.
             4. Добрите практики на бизнес комуникацията в условията на домашния офис произтичат от ясното фиксиране на работното място; спазването на реално работно време; прилагането на професионални инструменти за комуникация; умното редуване на работата с почивката; успешната реорганизация на домашната среда за дистанционна работа в пандемични условия; намирането на най-добрите начини за създаването на комфортно и функционално офис пространство в домашна среда и др.
              Дистанционната цифровизирана професионална дейност и работата във виртуален облак би могла да стане неотменима реалност в съвременната трудова среда само ако бизнес комуникацията от типа хоум офис се управлява пълноценно, интелигентно и ефективно. Рано е, обаче, да обръщаме радикално гръб на традиционните офиси, тъй като без тях все още не можем и дълго време те ще си остават незаменими.
 
 
Бележки:
[1] Вж. например: Friedman, Ron. The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace. New York: Penguin Group, 2015; Jena, L. K., & Pradhan, R. K. Deliverables towards HR sustainability. In: European Journal of Business Management, 2014, Vol. 6, No 23, pp. 95–102; Jernegan, Cecelia. Working from a Home Office Successfully: Best Practice Tips. Denver: Outskirts Press, 2010; Kube, S., Clemens, P., & Michel, M. The currency of reciprocity—Gift-exchange in the workplace. In: American Economic Review, 2012, Vol. 102, No 4, pp. 1644–1662; Quinn, Elaine. There`s No Place Like Working From Home: Get Organized, Stay Motivated, Get Things Done! USA: Calloran Publishing, 2011; Wexler, Michael. The Work From Home Survival Guide. USA: Unpublished Book Company, 2019 и др.
[2] Стойков, Любомир. Ефективна бизнес комуникация. Трето издание. София: Алма комуникация, 2017, с. 87 и сл.
[3] Вж. Стойков, Любомир. Фирмена култура и комуникация. София: Унив. изд. Стопанство, 1995, с. 18 – 40.
[4] Чайлд, Лий. Лесни за убиване. Прев. [от англ.] Владимир Германов. София: Обсидиан, 2000, с. 137.
[5] Covid-19: is working from home really the new normal? The Economist, 25.06.2020. In: YouTube [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.youtube.com/watch?v=MxDVucUZCnc
[6] Covid-19: is working from home really the new normal? The Economist, 25.06.2020. In: YouTube [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.youtube.com/watch?v=MxDVucUZCnc
[7] Amazon extends work from home option till June. In: Fashion Network / Thomson Reuters [cited 26.12.2020]. Available from: https://us.fashionnetwork.com/news/Amazon-extends-work-from-home-option-till-june,1253112.html
[8] Amazon extends work from home option till June. In: Fashion Network / Thomson Reuters [cited 26.12.2020]. Available from: https://us.fashionnetwork.com/news/Amazon-extends-work-from-home-option-till-june,1253112.html
[9] Boudinet, Jeremy. Working From Home vs. Working in an Office: Pros & Cons. In: Nextiva, April 8, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.nextiva.com/blog/working-from-home-vs-office.html
[10] Hartmans, Avery. Bill Gates says in-person meetings aren`t the `gold standard` anymore and that 50% of business travel will go away even after pandemic. In: “Business Insider”, Nov. 17, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.businessinsider.com/bill-gates-business-travel-office-work-predictions-post-pandemic-2020-11
[11] Efficiency perceptions when working from home during the coronavirus (COVID-19) pandemic in Norway in 2020. Published by Statista Research Department, Aug 13, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.statista.com/statistics/1107315/home-office-efficiency-during-the-covid-19-pandemic-in-norway
[12] Boudinet, Jeremy. Working From Home vs. Working in an Office: Pros & Cons. In: Nextiva, April 8, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.nextiva.com/blog/working-from-home-vs-office.html
[13] Boudinet, Jeremy. Working From Home vs. Working in an Office: Pros & Cons. In: Nextiva, April 8, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.nextiva.com/blog/working-from-home-vs-office.html
[14] Boudinet, Jeremy. Working From Home vs. Working in an Office: Pros & Cons. In: Nextiva, April 8, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.nextiva.com/blog/working-from-home-vs-office.html
[15] Dinardi, Gaetano. 32 working from home tips you can do right now. March 15, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.nextiva.com/blog/working-from-home-tips.html  
[16] Dinardi, Gaetano. 32 working from home tips you can do right now. March 15, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.nextiva.com/blog/working-from-home-tips.html
 [17] Wanat, G. What people wear working in home office due to COVID-19 in Poland 2020. In: Statista, Jun 19, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.statista.com/statistics/1107138/poland-what-people-wear-working-from-home-due-to-covid-19
[18] Wanat, G. What people wear working in home office due to COVID-19 in Poland 2020. In: Statista, Jun 19, 2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.statista.com/statistics/1107138/poland-what-people-wear-working-from-home-due-to-covid-19  
[19] Camargo, Claudia. Home Office Tour. In: YouTube, 10.04.2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.youtube.com/watch?v=ojjeABoYgmU&t=34s
[20] Boyd, Nikki. My home office tour and desk organization. In: YouTube, 3.04.2020 [cited 26.12.2020]. Available from: https://www.youtube.com/watch?v=EGQHs2jgE10  
 
Библиография:
Стойков, Любомир. Ефективна бизнес комуникация. Трето издание. София: Алма комуникация, 2017.
Стойков, Любомир. Фирмена култура и комуникация. София: Унив. изд. Стопанство, 1995.
Amazon extends work from home option till June. In: Fashion Network / Thomson Reuters. Available from: https://us.fashionnetwork.com/news/Amazon-extends-work-from-home-option-till-june,1253112.html [26.12.2020].
Boudinet, Jeremy. Nextiva’s State of Business Communication Report Reveals Pivotal Trends in 2020. In: Nextiva, March 10, 2020. Available from: https://www.nextiva.com/blog/business-communication-report-2020.html [26.12.2020].
Boudinet, Jeremy. Working From Home vs. Working in an Office: Pros & Cons. In: Nextiva, April 8, 2020. Available from: https://www.nextiva.com/blog/working-from-home-vs-office.html  [26.12.2020].
Boyd, Nikki. Organized Home Planner: The Ultimate Step-by-Step Guide to Organizing Your Home Life. USA: Paige Tate & Co, 2020.
Boyd, Nikki. My home office tour and desk organization. In: YouTube, 3.04.2020. Available from: https://www.youtube.com/watch?v=EGQHs2jgE10 [26.12.2020].
Camargo, Claudia. Home Office Tour. In: YouTube, 10.04.2020. Available from: https://www.youtube.com/watch?v=ojjeABoYgmU&t=34s [26.12.2020].
Covid-19: is working from home really the new normal? The Economist, 25.06.2020. In: YouTube. Available from: https://www.youtube.com/watch?v=MxDVucUZCnc  [26.12.2020].
Delves, Anna, Hellicar, Lauren. 10 benefits and disadvantages of working from home. In: Simply Business,
Dinardi, Gaetano.32 working from home tips you can do right now. March 15, 2020.
Efficiency perceptions when working from home during the coronavirus (COVID-19) pandemic in Norway in 2020. Published by Statista Research Department, Aug 13, 2020. Available from: https://www.statista.com/statistics/1107315/home-office-efficiency-during-the-covid-19-pandemic-in-norway [26.12.2020].
Friedman, Ron. The Best Place to Work: The Art and Science of Creating an Extraordinary Workplace. New York: Penguin Group, 2015.
Hartmans, Avery. Bill Gates says in-person meetings aren`t the `gold standard` anymore and that 50% of business travel will go away even after pandemic. In: Business Insider, Nov. 17, 2020. Available from: https://www.businessinsider.com/bill-gates-business-travel-office-work-predictions-post-pandemic-2020-11 [26.12.2020].
Hurd, Michael. Advantages and disadvantages of working from home. In: Office Reality. Article Updated December 2020. Available from: https://www.officereality.co.uk/blog/advantages-and-disadvantages-of-working-from-home [26.12.2020].
Jena, L. K., & Pradhan, R. K. Deliverables towards HR sustainability. In: European Journal of Business Management, 2014, Vol. 6, No 23, pp. 95–102.
Jernegan, Cecelia. Working from a Home Office Successfully: Best Practice Tips. Denver: Outskirts Press, 2010.
Johnson, Marcus. Is your business keeping up with modern workplace trends? In: Instapage. Last updated on July 1, 2020. Available from: https://instapage.com/blog/modern-workplace-trends [26.12.2020].
Kappel, Mike. Hop on these 6 workplace trends to give your business a boost. In: Forbes, April 3, 2020. Available from: https://www.forbes.com/sites/mikekappel/2020/04/03/6-workplace-trends  [26.12.2020].
Koptyug, Evgenia. How hard did you find the change to home office during the coronavirus (COVID-19) crisis?. In: Statista, May 12, 2020. Available from: https://www.statista.com/statistics/1116615/coronavirus-covid-19-home-office-change-austria
Kube, S., Clemens, P., & Michel, M. The currency of reciprocity—Gift-exchange in the workplace. In: American Economic Review, 2012, Vol. 102, No 4, pp. 1644–1662.
Quinn, Elaine. There`s No Place Like Working From Home: Get Organized, Stay Motivated, Get Things Done! USA: Calloran Publishing, 2011.
Wanat, G. What people wear working in home office due to COVID-19 in Poland 2020. In: Statista, Jun 19, 2020. Available from: https://www.statista.com/statistics/1107138/poland-what-people-wear-working-from-home-due-to-covid-19 [26.12.2020].
Wexler, Michael. The Work From Home Survival Guide. USA: Unpublished Book Company, 2019.
 
 
Цитат формат (Suggested Bibliographic Citation):
 
Стойков, Любомир. Бизнес комуникация в пандемия: предимства и недостатъци на хоум офиса. В: Медии и обществени комуникации. Изд. УНСС; Алма комуникация. 2021, №46. ISSN 1313-9908. Available from:[http://www.media-journal.info/?p=item&aid=416]
 

 

дата на публикуване: 02.01.2021, Събота, 22:06
прочетена: 3917 пъти
Принтирай E-mail
Коментари 0 коментара

Име:

E-mail:

Коментар:


Въведи код: